Jak správně na veřejné zakázky?
Několik užitečných poznámek pro zadavatele
Základní cíle, principy a prvky efektivního zadávacího systému při zadávání veřejných zakázek:
- Veřejnou zakázkou je zakázka realizovaná na základě smlouvy mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli, jejímž předmětem je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací.
- Základním krokem po rozhodnutí o vyhlášení veřejné zakázky je určení předpokládané hodnoty zakázky dle ceny v místě a čase obvyklé. Tato hodnota určuje, v jakém řízení je třeba zakázku vyhlásit.
- Zadavatel musí zajistit, aby kroky zadávacího procesu byly srozumitelné, průhledné a v souladu se zákonem o veřejných zakázkách.
- Kvalitní technickou přípravou zadání veřejné zakázky ve fázi konzultací se zadavatelem je možné předejít mnoha zbytečným problémům.
- Pokud se zadavatel rozhodne nechat se zastupovat specializovanou firmou, měl by si být jist, že jde o renomovanou společnost, která má bohaté zkušenosti v tomto oboru činnosti a je dostatečně odborně způsobilá, technicky zajištěná a personálně vybavená. Dále zda je také vhodným způsobem pojištěna proti případnému administrativnímu selhání a riziku škod způsobených třetím osobám. Služby takovéto specializované firmy doceníte až v okamžiku, kdy je nutné řešit problémy, které s sebou zadavatelská činnost nutně přináší.
- Je nezbytné připravit si úplnou specifikaci požadavků, vhodně zvolit kvalifikace a kritéria, zejména především přesně specifikovat předmět zakázky.
- Cílem zadávacího řízení je získat nestranným a otevřeným způsobem ve správný čas správnou kvalitu od správného dodavatele a za výhodnou cenu.
- Konkurence je základní složkou efektivního procesu zadávání veřejných zakázek.
- Konkurence umožňuje zadavateli ovládat cenu a zlepšovat kvalitu. Bez konkurenčního prostředí jsou to naopak dodavatelé, kteří určují zadavateli, kolik zaplatí za jimi definovanou kvalitu, množství a v jimi určených dodacích lhůtách.
- Konkurence není pouze záležitostí vyhledání nejnižší ceny, ale výběrové řízení musí v sobě spojovat nestranný přístup, vyváženost ceny a odpovídající kvalitu.
- Důležitou fází výběrového řízení je analýza nabídnuté ceny z hlediska oprávněných nákladů a přiměřeného zisku uchazeče s ohledem na požadovanou (nabízenou) kvalitu.
Několik užitečných poznámek pro uchazeče
- Zadávací postupy pro zadání veřejné zakázky si v souladu se zákonem volí zadavatel, uchazeč by toto právo zadavatele měl bez výhrad respektovat.
- Uchazeč by si měl vždy pečlivě vyhodnotit charakter veřejné zakázky, nastavené kvalifikace a kritéria a na základě toho pak rozhodnout o svém dalším postupu.
- Uchazeč by si před zpracováním nabídky měl pečlivě prostudovat všechny písemné podklady – pokyny, podmínky a specifikace, vztahující se k zadání veřejné zakázky.
- Pokud uchazeč něčemu nerozumí, má právo si ve stanoveném termínu u zadavatele vyjasnit pokyny nebo zjištěné nesrovnalosti v zadávací dokumentaci.
- Uchazeč si musí být vědom toho, že informace získané nestandardním způsobem mají pouze informativní charakter a nemusí být uchazeči vůbec k užitku, ale právě naopak.
- Při zpracování nabídky je nutné respektovat pokyny zadavatele, jen tak se uchazeč vyvaruje komplikací po podání nabídky.
- Uchazeč by zadavateli neměl vnucovat své představy, názory a řešení, pokud to není připuštěno v zadávací dokumentaci s ohledem na typ zvoleného zadávacího řízení.
- Zadavatel má právo požádat uchazeče o vyjasnění informací sdělených v nabídce, toto právo zadavatele však nemusí být uplatněno a tento krok je vždy na vůli zadavatele.
- Je třeba mít na paměti, že nejnižší nabídková cena nemusí být pro zadavatele nejvhodnější nabídkou a zadavatel je povinen chránit trh a musí zkoumat cenu, která se vymyká předpokládané ceně nabídky a jde o cenu mimořádně nízkou s ohledem na daný předmět a místo plnění atd.
- Pamatujte si, že tak jednoznačně zkalkulovaný obor, jakým je stavebnictví, nikdo neošidí a žádná kouzla v tomto směru dělat nelze.
- Před podáním námitek je vhodné objasnit si postupy podle zákona a ujasnit si, zda zadavatel porušil zákon či nikoliv a podle toho se pak dále zařídit.
- Taktika některých uchazečů – "Když ne já, tak nikdo!!" nemusí z dlouhodobého hlediska přinést očekávané ovoce pro rozvoj firmy a jejího působení na trhu.
- Je třeba si uvědomit, že nikdo nemá rád "potížisty" a podle toho se zařídit, tzn. nekomplikovat život sobě ani jiným, pokud si nejsem zcela jist, že jsem byl postupem zadavatele poškozen, a že jsem tedy v právu...
- Mějte na paměti, že i dodavatel se může dopustit správních deliktů např. tím, že předloží k prokázání splnění kvalifikace informace nebo doklady, které neodpovídají skutečnosti a měly nebo mohly mít vliv na posouzení kvalifikace dodavatele v zadávacím řízení atd.